Como habréis podido observar en el titulo, esta no va a ser la única entrada que se haga, en referencia a los Administradores de Fincas, ya que como parte de la Junta de Gobierno, y las funciones que realiza, tiene una estrecha relación con las Comunidades de Propietarios por lo que también con la Protección de Datos.
En la entrada de hoy me gustaría aclarar, o despejar dudas, sobre la responsabilidad que tienen los Administradores de Fincas en referencia a la Protección de Datos. Pero antes unas defecciones según el Articulo 3 de la Ley Orgánica 15/1999.
- Responsable del Fichero o Tratamiento: Persona física o jurídica, de naturaleza pública o privada, u órgano administrativo que decida sobre la finalidad, contenido y uso del tratamiento.
- Encargado del Tratamiento: la persona física o jurídica, autoridad pública, servicio o cualquier otro organismo que, solo o conjuntamente con otros, trate datos personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
- Tratamiento de Datos: Operaciones y procedimientos técnicos de carácter automatizado o no, que permitan la recogida, grabación, conservación, elaboración, modificación, bloqueo y cancelación, así como las cesiones de datos que resulten de comunicaciones, consultas, interconexiones y transferencias.
- Cesión o Comunicación de Datos: Toda revelación de datos realizada a una persona distinta del interesado.
Por lo que según estas definiciones, lo que tenemos claro, es que el Responsable del Fichero o Tratamiento es la Comunidad de Propietarios, ya que posee Datos de Carácter Personal, que son los datos de los propietarios de la vivienda, como pueden ser el Nombre, D.N.I, Teléfono, Numero de Cuenta Bancaria, y la finalidad de tener estos datos es, entre otros, para el envío de Actas y Convocatorias, Notificaciones de la Comunidad, Giro de Recibos a los Propietarios para cobrar las Cuotas Comunitarias, etc.
Pues bien muchas veces las Comunidades de Propietarios contratan a un Administrador de Fincas para que realice la labor de Secretario-Administrador, y aquí es donde surge la duda. Algunos piensan que lo que hay es una “Cesión de Datos” al Administrador de Fincas para que realice el servicio por el cual lo han contratado. Pero realmente el Administrador de Fincas se convierte en el Encargado del Tratamiento, ya que lo que realiza es el Tratamiento de los Datos, por cuenta de la Comunidad de Propietarios, y aunque no haya decidido sobre la finalidad de dichos Datos, trabaja con ellos para obtener dicha finalidad.
Y una de las grandes diferencias entre que te Cedan los Datos y ser el Encargado del Tratamiento, es que según el Articulo 43 de la Ley Orgánica 15/1999, “Los responsables de los ficheros y los Encargados de los Tratamientos estarán sujetos al régimen sancionador establecido en la presente Ley”, por lo que se si comete alguna infracción en relación a la Protección de Datos el Administrador de Fincas también es responsable y puede ser sancionado por esto.
Así que un consejo, que parece una obviedad, es que los Administradores de Fincas verifiquen que las Comunidades de Propietarios que administran, estén inscritas en el Registro de la Agencia de Protección de Datos, y si no lo están, que realicen dicha inscripción y confeccionen el Documento de Seguridad.
